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Funktionen

Sie sind neugierig auf die vielfältigen Möglichkeiten, die vetat.work Ihnen bietet? Klicken Sie jetzt auf das Video, um einen ersten Einblick in unsere Software zu erhalten. Scrollen Sie weiter nach unten, um eine detaillierte Beschreibungen zu jeder Funktion zu finden. Wenn Sie schnelle Antworten auf spezifische Fragen suchen, navigieren Sie einfach zu unserem Hilfebereich, wo unser FAQ-Bereich Ihnen möglicherweise bereits die gewünschte Information bietet.

Erleben Sie die benutzerfreundliche und intuitive Bedienung von vetat.work und lassen Sie sich von den vielfältigen Funktionen überzeugen!

Dashboard

Über das Dashboard werden Sie und Ihr Team über alle wichtigen Aufgaben und praxisrelevanten Mitteilungen auf dem Laufenden gehalten. Egal ob es um anstehende Rückrufe, laufende Behandlungen, eingetroffene Laborergebnisse oder überfällige Rechnungen geht - unser Dashboard sorgt dafür, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind. Und das Beste daran: Das Dashboard ist personalisierbar. Sie können selbst bestimmen, welche Informationen für Sie am relevantesten sind! 

Kundenakte

Übersichtlichkeit im Fokus: Angefangen bei Stammdaten und Terminen bis hin zu Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften – sämtliche Informationen sind in der vetat.work Kundenakte organisiert. Der Zahlstatus Ihrer Kunden wird diskret über Farbcodes sichtbar gemacht. Zusätzlich haben wir praktische Emojis integriert, mit denen Sie wichtige Kundenhinweise auf eine Art verschlüsseln können, die Ihr Team auf Anhieb versteht.

 

Vielfältige Kontaktarten: Durch nur wenige Klicks haben Sie die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kontaktdaten zu speichern - sei es Hauptkontakt, Zusatzansprechpartner oder abweichende Rechnungsadressen.

 

Patientenakte

Alle Informationen und Funktionen auf einen Blick: Unsere Patientenakte ist genauso übersichtlich strukturiert wie die Kundenakte. Während der Behandlung können Sie nahtlos zwischen den Tabs wechseln: von der Behandlungshistorie über Medikationspläne bis hin zu Labor- und/oder Röntgenaufträgen. Unsere integrierten Such- und Filterfunktionen erleichtern Ihnen das Auffinden spezifischer Einträge und sorgen für schnelle Ergebnisse.

 

Effizientes Dokumentenmanagement: Laden Sie patientenspezifische Dokumente, beispielsweise externe Befunde oder Rücküberweisungen, mühelos in verschiedenen Dateiformaten hoch.

Rezepte- und Medikationspläne: Wir verstehen, dass tierärztliche Verschreibungen manchmal komplex sein können.  Daher ermöglichen wir Ihnen die Erstellung und Archivierung ausführlicher Medikationspläne und Rezepte.

 

Kostenkontrolle leicht gemacht: Mit Hilfe der vetat.work Kostenschätzungsfunktion können Sie schnell und unkompliziert die finanziellen Aspekte einer Behandlung kommunizieren. Egal ob geplante Untersuchung oder unvorhergesehene Behandlung – erstellen Sie im Handumdrehen eine detaillierte Kostenschätzung, die Sie entweder direkt an Ihren Kunden senden oder nahtlos in eine Behandlung umwandeln können. 

 

 

Behandlung

Automatische Zeitaufzeichnung Ihrer Behand­lung: Steigern Sie Ihre Effizienz und rechnen Sie präzise ab dank der vetat.work Zeitaufzeichnung. Sobald Sie eine Behandlung beginnen, wird automatisch eine Stoppuhr gestartet, die Ihre Behandlungs- und Dokumentationszeit erfasst. Wenn Sie sich zwischendurch anderen Aufgaben widmen müssen, können Sie die Behandlungszeit manuell stoppen oder ganz bequem den Patienten zurück ins Wartezimmer schicken.  Zudem können Sie mit wenigen Klicks Auswertungen über Behandlungs- und Wartezeiten erstellen, um Ihre Abläufe und das Terminmanagement zu optimieren. 

Individuell konfigurierbare Dokumentations­vorlagen: Erstellen Sie Textbausteine, die Sie mit nur einem Klick in das Dokumentationsfeld laden können. Die Anamnese- und Untersuchungsvorlagen ermöglichen schnelle und standardisierte Dokumentation. Sparen Sie so wertvolle Zeit und gewährleisten Sie eine einheitliche Qualität in der Behandlungsdokumentation in Ihrer Tierarztpraxis/-klinik.

Hervorhebung wichtiger Informationen: Besondere Hinweise, beispielsweise zu Bissigkeit, Unverträglichkeiten oder Dauermedikation, werden in der Behandlung grafisch hervorgehoben, um Sie und Ihr Team optimal auf mögliche Herausforderungen aufmerksam zu machen.

Gewichts- und Temperaturverlaufskur­ven: Unsere Software erstellt automatisch praktische Gewichts- und Temperaturverlaufskurven. Erkennen und reagieren Sie somit schnell auf Veränderungen des Gesundheitszustandes Ihrer Patienten.

 

Terminkalender

Intuitive Navigation: Die Bedienung des Terminkalenders in vetat.work gestaltet sich spielerisch. Nutzen Sie die Drag-and-Drop Funktion, um Termine zu verschieben, anzupassen oder einem anderen Mitarbeiter zuzuordnen. Wechseln Sie mühelos zwischen den Terminkalendern unterschiedlicher Teammitglieder oder lassen Sie sich in der Tagesansicht die Termine mehrere Mitarbeiter parallel anzeigen. Unsere anpassbare Besuchsgrund-Farbcodierung ermöglicht es Ihnen, selbst bei einem vollen Terminkalender auf den ersten Blick die Vielsichtigkeit Ihrer Termine zu erfassen und sich entsprechend vorzubereiten. 

Überblick über abgesagte und Notfall-Termine: Abgesagte Termine erhalten eine eigene Darstellung im Kalender, um entstandene Terminkapazitäten schnell nachvollziehen können.  Zusätzlich werden im Notfallkalender Patienten ohne festen Termin separat aufgeführt - für eine noch bessere Übersicht und Planungssicherheit.

 

Anmeldung

Mit der virtuellen Anmeldung in vetat.work haben Sie das Praxisgeschehen immer im Blick: von aktuellen Terminen über wartende Kunden bis hin zu Patienten in Behandlung und abzurechnende Fälle. Unsere Software zeichnet automatisch die Ankunfts- und Wartezeiten Ihrer Kunden auf. Dank der praktischen Farbcodierung sehen Sie auf einen Blick, welche Termine Ihnen oder einem anderem Teammitglied zugeordnet sind. Und für unerwartete Notfälle können Sie direkt im virtuellen Warteraum einen Termin anlegen, um wertvolle Zeit für die Behandlung zu sparen.

 

 

Labor

vetat.work bietet Ihnen Schnittstellen zu Fremdlaboren und In-house-Laborgeräten (z.B. von LABOKLIN, IDEXX und Zoetis).

Wählen Sie aus einer Liste die vom Labor angebotene Leistungen aus. Die Listenpreise und Informationen zu Bearbeitungszeiten und benötigtem Material werden Ihnen direkt angezeigt und regelmäßig von uns für Sie aktualisiert. 

Die Übermittlung der Laborergebnisse in der Patientenakte erfolgt automatisch. Über einen Hinweis im Dashboard sind Sie jederzeit über neu eingetroffene Laborergebnisse informiert. Die Laborergebnisse werden Ihnen in unserer Software als PDF-Datei angezeigt und können direkt von hier gedruckt oder als E-Mail an Ihre Kunden versendet werden. 

Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, Laboruntersuchungen manuell zu erfassen. Das Anlegen von Laborparametern und Profilen inkl. tierartspezifischer Referenzwerte ist individuell möglich.

Röntgen-Schnittstelle

In Zusammenarbeit mit dem renommierten Unternehmen Oehm und Rehbein bieten wir Ihnen eine vollintegrierte Röntgenschnittstelle. Versenden Sie ganz bequem direkt aus der Patientenakte oder der Anmeldung heraus einen Röntgenauftrag an Ihr Röntgengerät. Die fertigen Röntgenbilder werden automatisch in die Akte des Patienten eingefügt. Alle Dateien werden sicher auf der speziell optimierten Cloud von Oehm und Rehbein gespeichert. Erleben Sie hierdurch Ihre Aufnahmen in voller Auflösung und Qualität, ohne Ihren PC oder Laptop zu belasten. Die umfangreichen Funktionen für Bildbetrachtung und -bearbeitung sind nahtlos integriert, sodass Sie Ihre Diagnosen präzise gestalten können. Teilen Sie Bilder und Befunde mühelos mit Teammitgliedern und Kollegen, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewähren. 

 

Anbindung an den WDT-Marktplatz (ab Ende 2024)

Entdecken Sie den WDT-Marktplatz direkt in unserer Software! Wählen Sie Ihre Artikel mit der gewohnten Auswahlvielfalt des WDT-Marktplatzes aus und behalten Sie dabei alle Einkaufs- und Lieferkonditionen im Blick. Vergleichen Sie Preise, Verfügbarkeiten und Lieferzeiten, um eine optimale Kaufentscheidung treffen zu können. Legen Sie die von Ihnen gewünschten Artikel direkt in den Warenkorb und schicken Sie die Bestellung bequem elektronisch ab. Es ist kein Ausdrucken oder Versenden von E-Mails an den Lieferanten mehr nötig.

Intelligentes Bestellwesen

Automatische Bestellvorschläge erleichtern Ihnen die Nachbestellung: Unterschreitet ein Artikel den von Ihnen festgelegten Mindestbestand, so wird dieser von vetat.work automatisch zur Nachbestellung vorgeschlagen. Optimieren Sie Ihre Nachbestellung, indem Sie im System den günstigsten Anbieter auswählen oder die Bestellmenge aufstocken, um einen besseren Staffelpreis zu erzielen. Zusätzlich unterstützen Sie unsere übersichtlichen Grafiken zu Bestell- und Verkaufsmengen bei Ihrer nächsten Nachbestellungs-Entscheidung. 

Apotheke und Lagerwesen

Dank der integrierten umfangreichen Artikeldatenbank des WDT-Marktplatzes stehen Ihnen alle wichtigen Informationen zu tausenden Artikeln zur Verfügung - und das ganz ohne bezahlpflichtige Medikamentenliste! 

Legen Sie einfach eigene Verkaufspreise für ganze Packungen und Packungseinheiten fest oder lassen Sie sich die Preise vollautomatisch gemäß Arzneimittelpreisverordnung berechnen. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Preise und können flexibel auf die Marktbedingungen reagieren.

 

Zu- und Abgangslisten: Unsere lückenlose Bestandshistorie ermöglicht Ihnen eine detaillierte Aufzeichnung von Zu- und Abgängen. Sie können die Chargennummer, das Mindesthaltbarkeitsdatum sowie den Lieferanten protokollieren. Mit Hilfe verschiedener Filter können Sie die Zu- und Abgangsliste nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Ob nach Artikelart, Diagnose, Tierarzt, Lieferant oder anderen Kriterien – Sie können die Ansicht Ihrer Bestandsaufzeichnung selbst bestimmen. 

Betäubungsmittel: Unsere unverzügliche Erfassung aller Zu- und Abgänge sorgt für eine gesetzeskonforme Dokumentation des BtM-Bestands. Zusätzlich stellt der automatisch erzeugte Vernichtungsbeleg mit Zeugenabfrage sicher, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. 

 

Inventur und Inventurhistorie: Nehmen Sie die jährliche Inventur über unseren Inventurzählbericht auf. Alle Inventuren werden digital archiviert und können bei Bedarf jederzeit als PDF-Datei vorgelegt werden. Außerhalb der Inventur können Sie den Bestand einzelner Artikel jederzeit bequem überprüfen und ggf. korrigieren. Dabei werden das Prüfdatum, der Abweichungsgrund und der prüfende Mitarbeitende direkt abgefragt und der entsprechende Name archiviert.

Rechnungsstellung

Rechnungen erstellen: Wählen Sie direkt in der Behandlung Ihre erbrachten tierärztlichen Leistungen aus dem GOT-Katalog aus. Ersparen Sie sich langes Suchen nach einzelnen Leistungen: Ihnen werden nur die für die Tierart Ihres Patienten relevanten GOT-Leistungen vorgeschlagen. 

Gestalten Sie die Abrechnung ganz nach Ihren Wünschen: Legen Sie einen einheitlichen GOT-Faktor für alle Leistungen fest und/oder definieren Sie individuell für jede tierärztliche Leistung oder einzelne Kunden einen bestimmten GOT-Faktor. vetat.work erkennt außerdem automatisch, wenn Sie eine Behandlung im Notdienst starten. Dazu zieht sich die Software Informationen aus der aktuell gültigen Fassung der Gebührenordnung für Tierärzte, Ihren Öffnungszeiten und den gesetzlichen Feiertagen heran. Starten Sie eine Behandlung im Notdienst, so wird automatisch die Notdienstgebühr und der von Ihnen definierte Notdienst-Faktor angewendet.

Artikel wie Medikamente oder Futtermittel wählen Sie für die Rechnungsstellung bequem aus der integrierten Artikeldatenbank des WDT-Marktplatzes aus. Mit unserer praktischen Voreinstellungsfunktion können Sie im Vorhinein die bevorzugte Verwendungsart (Abgabe oder Anwendung) festlegen. Und natürlich haben Sie die Freiheit, auch im Nachhinein Anpassungen vorzunehmen. 

Sammelrechnungen oder Teilzahlungsbeträge: Wählen Sie aus den offenen Posten ganz flexibel die Leistungen aus, die zu einer Rechnung zusammengefasst werden sollen. Unsere Software generiert dann ein auf Ihre Praxis zugeschnittenes Rechnungsformular, welches Ihre Öffnungszeiten, Ihre Kontaktdaten, Ihre Kontodaten und Ihr Logo enthält. Dank aufgedruckter Girocodes können Ihre Kunden bequem per QR-Code-Scanner die Rechnung mobil im Online-Banking überweisen. 

Mahnungen: Mit nur wenigen Klicks lassen sich in einer übersichtlichen Liste alle überfälligen Rechnungen anzeigen. Die Mahnung wird automatisch von vetat.work mit von Ihnen vordefinierten Texten und Mahngebühren erstellt. Wählen Sie Ihre bevorzugte Kommunikationsmethode für Ihre Mahnungen aus - ob klassisch ausgedruckt als Brief oder direkt als E-Mail aus der Software versendet, Mahnungen sind für Sie künftig schnell erledigt. vetat.work erkennt sogar automatisch die nächste Mahnstufe und führt Sie durch das gesamte Mahnwesen. So entgehen Ihnen keine unbezahlten Rechnungen und Zahlungsfristen mehr!

Gutschriften: Geht doch mal ein Artikel zurück, können Sie mit vetat.work bequem eine Gutschrift erstellen, die Sie direkt im Anschluss mit offenen Posten oder Rechnungen Ihres Kunden in der Kasse verrechnen oder bis zum nächsten Besuch Ihres Kunden als Guthaben stehen lassen können. 

 

Automatische Abrechnungshilfen

Wir von vetat.work möchten Ihnen die Abrechnung im Praxis-/Klinikalltag so einfach wie möglich machen.

Personalisierbare Behandlungsvorlagen: Schnüren Sie sich ganz flexibel Ihre eigenen Leistungspakete, z. B. für Impfungen, Zahnsanierungen, Standard-OPs etc. Diese können Sie mit nur wenigen Klicks in die Behandlung laden. Die Vorteile für Sie und Ihr Team: Verbringen Sie weniger Zeit mit komplizierten Abrechnungen. Nutzen Sie stattdessen die effizienten Abrechnungshilfen von vetat.work, um Rechnungen schnell und zuverlässig zu erstellen. So geraten keine Abrechnungsposten mehr in Vergessenheit und Sie erzielen eine standardisierte Abrechnung in der gesamten Praxis/Klinik.

Automatische Erzeugung von Leistungsposten für Ihr Labor und Röntgen: Zu jedem Laborauftrag können Sie individuelle Leistungsposten hinterlegen, die bereits beim Abschicken des Laborauftrages automatisch erstellt werden. Sie sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Geld, wenn künftig keine Leistungen mehr bei der Abrechnung vergessen werden, z. B. die Befundbesprechung, die Probenbearbeitung oder die Versandkosten. Ob Fremdlabor, In-house-Diagnostik, Kot- oder Harnuntersuchung - es ist nicht nötig, eine eigene Behandlung aufzumachen, um das Labor abzurechnen. In vetat.work können Sie mit dem Abschicken des Laborauftrages automatisch die hinterlegten GOT-Leistungen sowie Materialkosten aufrufen.

Genauso einfach geht auch die Abrechnung von Röntgenuntersuchungen: Mit dem Abschicken des Röntgenauftrags werden automatisch für Sie die einzelnen Leistungsposten erzeugt. Anhand der Anzahl der Röntgenbilder schlägt Ihnen die Software die entsprechenden GOT-Leistungen direkt vor.

TSE-Kasse und DSFinV-K

Die Kassensicherheits-Verordnung (KassenSichV) verlangt von Unternehmen in Deutschland, ihre Kassensysteme mit zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) auszustatten, um Manipulationen von Kassenvorgängen zu verhindern. 

vetat.work hat die ideale Lösung für Sie: Unsere cloudbasierte TSE, bereitgestellt über unseren Partner fiskaly. Alle Ihre Rechnungsbelege erhalten damit eine rechtskonforme elektronische Signatur. Der große Vorteil für Sie:  Sie haben keine zusätzlichen Investitionskosten für eine Kassenhardware! Über die „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ (DSFinV-K) stellen Sie dem Finanzamt ganz einfach alle von Ihrer Kasse erfassten Geschäftsvorfälle im standardisierten Datenformat zur Verfügung. 

 

Anbindung Steuerberater

DATEV-Export: Der DATEV-Export ermöglicht Ihnen den unkomplizierten Export sämtlicher Buchhaltungsdaten und Finanzinformationen im standardisierten Format. Diese Datei beinhaltet verschiedene relevante Finanzdaten wie Zahlungen, Einnahmen, Umsätze und Kontostände. Laden Sie die DATEV-Datei mit nur wenigen Klicks aus unserer Software herunter und stellen Sie diese Ihrem Steuerbüro zur Verfügung. Ihr Steuerberater kann die Datei problemlos in seiner Buchhaltungssoftware einlesen und damit arbeiten.

 

Kontenrahmen: Um finanzielle Transaktionen kategorisieren zu können, wird in der Buchhaltung mit strukturierten Listen von Konten gearbeitet. In der Tierarztpraxis/-klinik können die Kontenrahmen beispielsweise Konten für Einnahmen, Ausgaben, Medikamentenverkäufe, Gehälter, Steuern usw. enthalten. Hierdurch wird die spätere Auswertung der Buchhaltungsdaten und die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen erleichtert. vetat.work arbeitet mit den gängigen Standardkontenrahmen skr03. Sie behalten trotzdem die Freiheit, Konten nach Ihren Bedürfnissen anzupassen oder weitere Konten zu ergänzen. Wir arbeiten gerne mit Ihrem Steuerberater zusammen, um die optimale Lösung für Sie zu finden. 

 

Auswertungen und Berichte

Mit unserer Bestandshistorie können Sie den Ein- und Ausgang von Medikamenten in Ihrer Praxis/Klinik lückenlos nachvollziehen. Außerdem können Sie die Chargennummer, das Mindesthaltbarkeitsdatum sowie den Lieferanten protokollieren. Mit Hilfe verschiedener Filter können Sie die Zu- und Abgangsliste bei der Auswertung nach Ihren Bedürfnissen individuell anpassen. Was das besonders sensible Thema Betäubungsmittel-Listen angeht, sind Sie mit unserer Praxissoftware bestens ausgestattet. Unsere automatische, unverzügliche Erfassung aller Zu- und Abgänge sorgt für eine gesetzeskonforme Dokumentation des BtM-Bestands. Zusätzlich stellt der automatisch erzeugte Vernichtungsbeleg mit Zeugenabfrage sicher, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden.

 

Betriebswirtschaftliche Auswertungen machen es Ihnen leicht, Ihre Zahlen im Blick zu behalten. Mit unseren praktischen Funktionen zur Umsatzauswertung wissen Sie tagesaktuell, wie Sie wirtschaftlich dastehen.  Wir unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Praxisarbeit mit unseren hilfreichen TOP 10-Listen. Mit wenigen Klicks erhalten Sie einen Überblick über Ihre wichtigsten Kunden, Ihre erfolgreichsten Produkte, Ihre wirtschaftlichsten Leistungen u.v.m.

 

Dank unserer automatischen Zeitaufzeichnung behalten Sie zudem Ihre Behandlungs- und Wartezeiten genau im Blick. Nutzen Sie unsere praktischen Auswertungstools, um Ihr Zeitmanagement noch effizienter zu gestalten und zeitintensive Tätigkeiten aufzudecken.